Vacature: Het Entrepot zoekt een coördinator gebouwenbeheer (x/v/m)

Word jij onze nieuwe coördinator voor gebouwenbeheer? 

Het Entrepot is een open cultuurhuis voor alle Brugse jongeren die op zoek zijn naar creatieve energie, naar een kader om zich te ontplooien en zichzelf te verrassen. We zijn op zoek naar een coördinator gebouwenbeheer.

Als coördinator gebouwenbeheer stuur je het team gebouwenbeheer aan. Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle facilitaire zaken binnen Het Entrepot vzw. Je zorgt ervoor dat de accommodatie in optimale staat verkeert, veilig is en voldoet aan alle wettelijke eisen. Je coördineert het onderhoud, reparaties en beheert de ruimtes zodat bezoekers en medewerkers kunnen genieten van een prettige en functionele omgeving.

Aarzel niet om te solliciteren, ook als je niet volledig herkent in het onderstaande profiel.

Jouw taken en verantwoordelijkheden:

Teamcoördinatie 

Aansturen, coachen en ondersteunen van het technisch team & onderhoudsmedewerkers 

• Overlegmomenten inplannen
• Ondersteunen team bij problemen
• Begeleiden nieuwe collega’s 

Opstellen werkplanning en taakverdeling

• Werkplanning opstellen
• Plannen en verdelen van dagelijkse en periodieke taken

Eerste aanspreekpunt bij problemen rond gebouwenbeheer

Gebouwenbeheer

Beheren van de verschillende gebouwen, ruimtes en zalen binnen de vzw:

Dagelijks gebouwenbeheer

• Kwaliteitscontrole: uitvoeren van regelmatige inspecties van de gebouwen en de buitenruimte 
• Plannen en coördineren van schoonmaakwerkzaamheden en ondersteunen indien nodig 
• Zorgen voor klein onderhoud en eenvoudige reparaties
• Bijhouden van een inventaris van materialen en benodigdheden
• Opstellen en opvolgen van een sleutelplan voor de verschillende gebouwen
• Coördineren van de inrichting en aanpassingen aan ruimtes

Administratie en planning

• Beheren van het onderhoudsbudget
• Opstellen van onderhoudsplanningen
• Bijhouden van documentatie m.b.t. het gebouw (= opmaken lastenboek) 
• Aanvragen van offertes bij leveranciers en aannemers
• Opvolgen energieverbruik
• Opvolgen van verbouwings dossiers 

Technisch beheer

• Onderhouden van technische installaties opvolgen (verwarming, ventilatie, elektriciteit, water, afvalwater)
• Coördineren van grotere reparaties met externe aannemers
• Onderhoudscontracten opstellen en opvolgen 
• Contracten opstellen en onderhandelen met leveranciers 
• Opstellen en bijhouden van een meerjarig onderhoudsplan
• Zorgdragen voor tijdige keuringen van installaties (brandveiligheid, verwarmingsketels, etc.)

Veiligheid

• Waarborgen van de veiligheid van het gebouw en haar gebruikers
• Toezien op naleving van brandveiligheidsregels
• Bijhouden van de EHBO-voorzieningen
• Zorgen voor veilige opslag van materialen

Strategie

• Jaarplanning opmaken
• Ontwikkelen en uitvoeren van een langetermijnvisie op infrastructuurgebruik en -onderhoud 
• Identificeren van investeringsnoden en infrastructuurprojecten

Interne afstemming en samenwerking

• Rapporteren en afstemmen met de zakelijk en algemeen verantwoordelijke. 
  
• Actief deelnemen aan teamoverleg en interne planningmomenten
• Bijdragen aan een gedeelde agenda en duidelijke interne communicatie
• Nauwe samenwerking, gedeelde planning en taakverdeling  met team verhuur 
• Bijdragen en meewerken aan de langetermijnvisie verhuur 
• Communiceren over de werkzaamheden richting de volledige organisatie

Jouw profiel:

Opleiding en ervaring

• Technische bachelor of Facility Management
• Minimaal 2 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie
• Kennis van gebouwenbeheer, technische installaties en onderhoudswerkzaamheden
• Ervaring met veiligheidsprotocollen en -voorschriften
• Ervaring in het aansturen van een team
  

Kennis en vaardigheden

• Basiskennis van MS Office (Word, Excel, Outlook) en Google Workspace
• Kennis van relevante wet- en regelgeving op het gebied van veiligheid en beheer
• Technisch inzicht 
• Financieel inzicht voor budgetbeheer
  

Houding 

• Proactief handelen: problemen en gebreken zien voordat ze escaleren
• Flexibiliteit: kunnen schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten, bereid tot avond- en weekendwerk
• Verantwoordelijkheid: eigenaarschap tonen over de gebouwen en faciliteiten
• Samenwerken: goed kunnen afstemmen met collega’s, vrijwilligers en externe partijen
• Klantgerichtheid: inspelen op de behoeften van jongeren en medewerkers
• Plannen en organiseren: structuur aanbrengen in werkzaamheden en projecten
• Affiniteit met jongeren en jongerencultuur
• Betrouwbaar en integer

Wij bieden:

• Een job met veel verantwoordelijkheid en autonomie in een dynamische en maatschappelijk relevante werkomgeving
• Een voltijdse job van 38 uur per week (in overleg)
• Flexibele werktijden, inclusief zaterdagen in beurtrolsysteem en occasioneel avondwerk
• Salaris: PC 329 – A1
• Maaltijdcheques
• Hospitalisatieverzekering (na 6 maanden)

Ben jij de praktische, verantwoordelijke en georganiseerde coördinator die wij zoeken? Solliciteer en kom ons team versterken!

Het Entrepot wil een aanbod verwezenlijken voor alle Brugse jongeren en wil daarbij aandacht hebben voor de noden en drempels van diverse doelgroepen. Die blik werpen we ook op ons eigen team en onze eigen werking. We moedigen iedereen die zich herkent in deze vacature aan om te solliciteren, ongeacht je gender, culturele of sociale achtergrond, leeftijd, beperking, seksuele of romantische oriëntatie. 

Hoe solliciteren? 

Bezorg je cv en motivatiebrief naar hannes@hetentrepot.be. De deadline is 31 juli, om middernacht. Indien je bent geselecteerd, plannen we een gesprek in op donderdag 19 augustus.